업무 모델링이 필요한 이유
업무를 시스템으로 옮길 때 많은 조직이 화면부터 떠올립니다. 하지만 화면은 결과일 뿐입니다. 먼저 정리돼야 하는 것은 업무가 어떤 규칙으로 움직이는지에 대한 모델입니다.
그 모델을 가장 현실적으로 설명하는 축이 권한, 상태, 승인입니다.
1. 권한: 누가 무엇을 할 수 있는가
권한은 단순히 메뉴 접근 제어가 아닙니다. 같은 데이터라도 어떤 역할은 조회만, 어떤 역할은 수정까지, 어떤 역할은 승인까지 할 수 있어야 합니다.
권한 모델이 약하면 책임도 함께 흐려집니다.
2. 상태: 지금 어디에 있는가
업무가 진행되려면 현재 단계가 보여야 합니다. 요청, 검토 중, 승인 대기, 반려, 완료처럼 상태가 명확하지 않으면 누락과 병목을 파악하기 어렵습니다.
상태는 보고를 위한 값이 아니라 운영을 위한 기준이어야 합니다.
3. 승인: 어떤 조건에서 다음 단계로 넘어가는가
상태가 바뀌려면 대개 승인 조건이 필요합니다. 중요한 것은 단순 승인 버튼이 아니라 아래를 정의하는 것입니다.
- 누가 승인할 수 있는가
- 어떤 근거가 필요한가
- 반려 후에는 어디로 돌아가는가
- 예외는 누가 허용하는가
세 축을 같이 보지 않으면 생기는 문제
권한만 정의하면 상태가 흐려지고, 상태만 정의하면 책임이 흐려지며, 승인만 정의하면 예외 처리와 데이터 통제가 약해집니다.
실무에서 자주 보는 문제는 아래와 같습니다.
- 상태는 있지만 책임 주체가 불분명하다.
- 승인자는 있지만 승인 근거가 남지 않는다.
- 예외가 많아지면 결국 메일로 돌아간다.
- 외부 협업 사용자의 범위가 모호하다.
어떤 업무에 특히 잘 맞는가
아래 업무는 이 세 축으로 모델링할 때 효과가 큽니다.
- 실사 대응 자료 준비
- 협력사 문서 제출과 검토
- 생산 변경 승인
- 권한 변경 요청
- 구매·지출 승인
결론
업무를 시스템화할 때 화면을 먼저 그리면 나중에 예외가 폭발합니다. 권한, 상태, 승인이라는 세 축으로 먼저 업무를 모델링해야 통제와 추적이 가능한 프로세스를 만들 수 있습니다.